Zorggroep Oude en Nieuwe Land vergroot bereikbaarheid als dienst met speciale zorg-app

Zorggroep Oude en Nieuwe Land (ZONL) is de grootste aanbieder van advies- en behandeling, verzorging en verpleging thuis, jeugd- en maatschappelijke zorg én wonen in Steenwijkerland, Noordoostpolder en Urk. Vanuit kleinschalige teams voegen zij waarde toe aan het leven van unieke mensen. De visie ‘Betrokken zorg’ is daarbij het kompas. En die betrokkenheid zoeken ze ook bij de partners waarmee ze samenwerken. Zo viel na een uitvoerig selectietraject de keuze op Clear Mind IT Consultancy f om het vraagstuk ‘Bereikbaarheid als dienst’ op te pakken. Bart Heek, adviseur bij Clear Mind, vertelt meer over deze samenwerking.

Hoe vergroot ik de bereikbaarheid van mijn medewerkers?

ZONL was al een paar jaar bezig met de vraag: hoe kunnen wij het maximale uit onze telefonie-oplossingen halen en bereikbaarheid als dienst inzetten? Ze zochten een partner die ze begrijpt, die hun medewerkers kon helpen om weer zélf de regie te krijgen over hun eigen bereikbaarheid. Bart: “We bekeken hun vraagstuk vanuit het primaire werkproces en niet vanuit technisch oogpunt. Daarom gingen we met alle belanghebbenden om tafel zitten, om te achterhalen waar zij – de eindgebruikers – tegenaan liepen. Dat waren vele gesprekken en interviews. Nadat we al deze input hadden verzameld, kwamen we er al snel achter dat er een gezamenlijke behoefte was voor een speciale app.”

Bereikbaarheid als dienst

Clear Mind heeft speciaal voor ZONL een app ontwikkeld, die naadloos aansluit op de behoeftes van de medewerkers: Team Bereikbaarheid App. “Tijdens onze gesprekken werd al snel duidelijk dat bereikbaarheid een pijnpunt was. ZONL had ruim 50 teams in het veld, met maar één telefoon per team. Dat maakte het lastig om de juiste persoon aan de telefoon te krijgen. In de oude situatie hadden ze een eigen centrale, met een gedeelte in de Cloud en op iedere locatie weer eigen combinaties. Het resultaat: heel veel losse eilandjes zónder dat men zich daar echt verantwoordelijk voor voelde. Dat hebben we allemaal gecentraliseerd, met bijvoorbeeld één centraal adressenboek, zodat iedereen elkaar gemakkelijk kan vinden,” legt Bart uit.

Daarnaast heeft Clear Mind IT Consultancy de KPN Zorg Messenger geïntroduceerd. Zorgmedewerkers werken veel met cliëntinformatie en deze persoonlijke informatie moet binnen Europa blijven. Ruim 700 ZONL medewerkers maken hier nu gebruik van en kunnen met behulp van de chat gemakkelijk én veilig informatie uitwisselen.

Veilig, effectief én efficiënt communiceren

Technisch was alles al wel voor handen, maar dan zouden de medewerkers met ingewikkelde codes moeten werken. Daarom besloot Clear Mind om daar een ‘schil’ overheen te leggen in de vorm van de Team Bereikbaarheid App. Bart vertelt enthousiast: “Zo maken we het voor iedereen gemakkelijk. Alle zorgmedewerkers hebben nu een telefoon van de zaak ontvangen en geven met behulp van de app aan of ze beschikbaar zijn voor telefoonoproepen of niet. Want wanneer ze met een cliënt bezig zijn, kunnen oproepen als storend worden ervaren, dus daar is de speciale ‘pauze-knop’ voor. Ook is het mogelijk om te zien waar andere collega’s zich bevinden, wie er in de buurt is en ze eventueel kunnen benaderen voor extra hulp.”

Continu in ontwikkeling

De medewerkers van ZONL zijn het gehele traject meegenomen door Clear Mind. Van ontwikkeling tot aan implementatie. Daartussen zat de conceptversie en het opleidingstraject. “We hebben al onze plannen gepresenteerd aan een groep van 40 medewerkers en kregen her- én erkenning voor ons idee! Zo’n sessie helpt ons enorm. We spreken met de eindgebruikers, toetsen ideeën en nemen feedback mee. En dat doen we nog steeds. We organiseren een paar keer per jaar een sessie, waarin we gezamenlijk bekijken waar we nu staan en of de app nog steeds voldoet aan de behoefte,” legt Bart uit.

Eerst opleiden, dan gebruiken

Om iedereen het maximale uit de app te laten halen, ontwikkelt Clear Mind ook opleidingen. Alle zorgmedewerkers moeten eerst een opleiding volgen, alvorens ze met de app mogen werken. Bart: “Zo weten we zeker dat iedereen met behulp van de app effectief en efficiënt werkt. Ook sturen we regelmatig rapportages over de bereikbaarheid, het aantal telefoontjes, etc. En natuurlijk is deze app AVG-proof.

“Op deze manier creëren we rust voor de zorgmedewerker. De app is flexibel, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar. Daarbij staat de cliënt altijd centraal en heeft de zorgmedewerker weer de regie over zijn of haar bereikbaarheid én hulp aan de cliënt. Ook draagt de app bij aan planbare zorg,” sluit Bart af.

Ben jij benieuwd wat de Team Bereikbaarheid App voor jouw onderneming kan betekenen? Neem dan hier vrijblijvend contact met ons op! Bart vertelt je graag meer.