Onderwijsorganisatie RENN4 heeft dankzij Hosted VoiP een flexibele telefonie oplossing

RENN4, het Regionaal Expertisecentrum Noord Nederland, is een gecertificeerde onderwijsorganisatie die voor leerlingen met specifieke behoeftes gespecialiseerd onderwijs bieden. Op meer dan 30 locaties in Groningen, Friesland en Drenthe verzorgen zij speciaal basis- en voortgezet onderwijs aan ruim 2.400 leerlingen. Robert Graalman is verantwoordelijk voor de ICT en zocht een ICT-partner die de verouderde telefonie oplossing kon omzetten naar Hosted VoIP. “Onze wens was een kennispartner uit de buurt en we kwamen al snel bij Clear Mind IT Consultancy uit. Zij migreerden onze fysieke telefooncentrale naar de Cloud en dat ontzorgt”, vertelt Robert. In deze case vertelt hij meer over de uitdagingen en oplossingen tijdens dit telefonieproject.

Altijd bereikbaar

Voor de samenwerking met Clear Mind had RENN4 al haar telefonie af bij verschillende telecom leveranciers ondergebracht, De scholengemeenschap nam een SIP trunk (Session Initiantion Protocol ofwel VoIP) af die in combinatie met de fysieke telefooncentrale veel storingen gaf. “Daarom hadden wij de wens om onze telefonie om te zetten naar Hosted VoIp. Volledig Cloud gebaseerd, dus zonder tussenkomst van een fysieke centrale”, legt Robert uit. Hierdoor vermijden ze het risico dat bij storing de afzonderlijke scholen niet meer bereikbaar zijn. “Met onze fysieke centrale was dat niet het geval. Dan waren alle scholen bij een defect niet meer bereikbaar en dat is zeer onwenselijk.”

600+ medewerkers die flexibel werken

“We zijn een dynamische organisatie en dat vraagt om veel flexibiliteit.” Robert gaat verder: “De grote winst voor ons is dat wij nu flexibeler kunnen werken. Dat bleek meteen al toen we met zijn allen massaal vanuit huis gingen werken, voor zover dat kan binnen onze organisatie. Want het maakt niet uit waarvandaan wij werken, alle 700+ medewerkers hebben nu de mogelijkheid om te telefoneren met ons vaste telefoonnummer. Ze kunnen bellen met hun mobiele telefoon, maar houden wél zakelijk en privé gescheiden.”

Toekomstbestendig

Robert koos er speciaal voor om de bijbehorende internetverbinding voor spraak apart af te nemen. “Op deze manier spreiden we risico. Hebben we een storing met onze telefoniecentrale, dan ben je een basisbehoefte kwijt”, aldus Robert. “Voor onze eindgebruikers was het in het begin even wennen, maar de adoptie verliep vlot. De consultants van Clear Mind hebben ons daarin goed begeleid. Het was een groot project, maar omdat de lijntjes kort zijn verliep het allemaal heel soepel. Nog een voordeel is dat wij ons contract bij Clear Mind hebben, in plaats van direct bij KPN. Op deze manier fungeren zij als voorportaal en hebben wij te maken met maar één aanspreekpunt. En één abonnement”, besluit Robert.

Bent u benieuwd welk voordeel wij uw organisatie kunnen bieden? Neem dan hier vrijblijvend contact met ons op.